Chắc chắn rồi, đây là hướng dẫn chi tiết để viết thư giới thiệu việc làm bằng tiếng Anh, cùng với các ví dụ và lời khuyên hữu ích:
I. Mục đích của Thư Giới Thiệu (Purpose of a Recommendation Letter)
Xác nhận năng lực:
Thư giới thiệu chứng thực kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng phù hợp của họ với vị trí.
Tăng cường hồ sơ:
Một thư giới thiệu mạnh mẽ có thể làm nổi bật ứng viên giữa đám đông và tăng cơ hội được mời phỏng vấn.
Cung cấp thông tin chi tiết:
Thư giới thiệu có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn về kinh nghiệm và thành tích của ứng viên so với sơ yếu lý lịch.
Thể hiện sự tin tưởng:
Khi bạn viết thư giới thiệu, bạn đang thể hiện sự tin tưởng vào khả năng thành công của ứng viên trong công việc mới.
II. Cấu trúc Thư Giới Thiệu (Letter Structure)
1. Thông tin liên hệ (Contact Information):
Thông tin của bạn (Your Information):
Your Full Name
Your Title/Position
Your Organization
Your Address
Your Phone Number
Your Email Address
Ngày viết thư (Date)
Thông tin của người nhận (Recipient Information):
(Nếu biết)
Hiring Managers Full Name (Nếu biết)
Hiring Managers Title (Nếu biết)
Company Name
Company Address
Ví dụ:
“`
Jane Doe
Senior Marketing Manager
ABC Company
123 Main Street
Anytown, CA 12345
(555) 123-4567
jane.doe@abccompany.com
October 26, 2023
Hiring Manager
XYZ Corporation
456 Oak Avenue
Anytown, CA 67890
“`
2. Lời chào (Salutation):
“Dear Mr./Ms./Dr. [Tên người nhận],”
(Nếu biết tên)
“Dear Hiring Manager,”
(Nếu không biết tên)
“To Whom It May Concern,”
(Chỉ dùng khi không có thông tin gì về người nhận)
Lưu ý:
Luôn cố gắng tìm hiểu tên người phụ trách tuyển dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm.
3. Đoạn mở đầu (Introduction Paragraph):
Nêu rõ mục đích:
Bạn đang viết thư giới thiệu cho ai và cho vị trí nào.
Mối quan hệ của bạn với ứng viên:
Bạn quen biết ứng viên như thế nào (ví dụ: đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, giáo sư).
Thời gian quen biết:
Bạn đã làm việc hoặc biết ứng viên trong bao lâu.
Tóm tắt ngắn gọn:
Nêu bật lý do chính tại sao bạn giới thiệu ứng viên.
Ví dụ:
“`
I am writing to enthusiastically recommend [Tên ứng viên] for the [Vị trí ứng tuyển] position at [Tên công ty]. I had the pleasure of working with [Tên ứng viên] as their direct supervisor at [Tên công ty của bạn] for the past three years. During that time, I was consistently impressed by their [Kỹ năng nổi bật] and dedication to [Mục tiêu công việc].
“`
4. Đoạn thân bài (Body Paragraphs):
(2-3 đoạn)
Đoạn 1: Kỹ năng và kinh nghiệm (Skills and Experience):
Liệt kê 2-3 kỹ năng hoặc phẩm chất quan trọng nhất của ứng viên liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Cung cấp ví dụ cụ thể để minh họa cho những kỹ năng này. Sử dụng phương pháp “STAR” (Situation, Task, Action, Result) để kể một câu chuyện ngắn về thành tích của ứng viên.
Đoạn 2: Phẩm chất cá nhân (Personal Qualities):
Mô tả những phẩm chất cá nhân tích cực của ứng viên, chẳng hạn như tinh thần làm việc nhóm, khả năng giải quyết vấn đề, sự sáng tạo, tính chuyên nghiệp, v.v.
Cung cấp ví dụ cụ thể để chứng minh những phẩm chất này.
Đoạn 3 (Tùy chọn): Mức độ phù hợp (Fit for the Role):
Giải thích tại sao bạn tin rằng ứng viên sẽ phù hợp với vị trí ứng tuyển và văn hóa của công ty.
Nhấn mạnh những đóng góp mà ứng viên có thể mang lại cho công ty.
Ví dụ:
“`
[Tên ứng viên] possesses exceptional problem-solving skills. On one occasion, when our team faced a critical deadline for a major project (Situation), [Tên ứng viên] took the initiative to analyze the situation, identify the bottlenecks, and propose a new workflow (Task). They then worked tirelessly to implement the new workflow, coordinating with team members and ensuring everyone was on the same page (Action). As a result, we were able to deliver the project on time and within budget, exceeding client expectations (Result).
Furthermore, [Tên ứng viên] is a highly motivated and dedicated individual with a strong work ethic. They are always willing to go the extra mile to ensure that tasks are completed to the highest standard. Their positive attitude and collaborative spirit make them a valuable asset to any team.
“`
5. Đoạn kết luận (Concluding Paragraph):
Tóm tắt:
Tóm tắt ngắn gọn lý do tại sao bạn giới thiệu ứng viên.
Khuyến nghị mạnh mẽ:
Nhấn mạnh sự tin tưởng của bạn vào khả năng thành công của ứng viên.
Lời mời liên hệ:
Mời nhà tuyển dụng liên hệ với bạn nếu họ cần thêm thông tin.
Ví dụ:
“`
In conclusion, I wholeheartedly recommend [Tên ứng viên] for the [Vị trí ứng tuyển] position. I am confident that their skills, experience, and personal qualities make them an ideal candidate for this role. Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
“`
6. Lời chào kết thúc (Closing Salutation):
“Sincerely,”
“Best regards,”
“Yours sincerely,”
7. Chữ ký (Signature):
Ký tên của bạn (nếu gửi bản cứng)
Gõ tên đầy đủ của bạn
III. Mẫu Thư Giới Thiệu (Letter Template)
“`
[Your Name]
[Your Title]
[Your Company]
[Your Address]
[Your Phone Number]
[Your Email]
[Date]
[Hiring Manager Name] (If known)
[Hiring Manager Title]
[Company Name]
[Company Address]
Dear [Mr./Ms./Dr. Last Name],
I am writing to enthusiastically recommend [Candidate Name] for the [Job Title] position at [Company Name]. I had the pleasure of working with [Candidate Name] as their [Your Relationship to Candidate] at [Your Company] for [Number] years.
During that time, I was consistently impressed by [Candidate Name]s [Skill 1] and [Skill 2]. For example, [Provide a specific example using the STAR method]. This demonstrated their ability to [Result of their action].
In addition to their technical skills, [Candidate Name] is a [Positive Personal Quality] and [Another Positive Personal Quality]. [Provide a specific example to illustrate these qualities].
I am confident that [Candidate Name] would be a valuable asset to your team. Their [Key Skills] and [Positive Qualities] align perfectly with the requirements of this position.
I highly recommend [Candidate Name] without reservation. Please feel free to contact me if you have any further questions.
Sincerely,
[Your Signature]
[Your Typed Name]
“`
IV. Lời Khuyên Khi Viết Thư Giới Thiệu (Tips for Writing a Great Recommendation Letter)
Chấp nhận lời yêu cầu một cách có chọn lọc:
Chỉ viết thư giới thiệu nếu bạn thực sự tin tưởng vào khả năng của ứng viên và có thể viết một cách tích cực.
Tìm hiểu về vị trí ứng tuyển:
Hỏi ứng viên về mô tả công việc và những yêu cầu của vị trí để bạn có thể tập trung vào những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất.
Thu thập thông tin:
Yêu cầu ứng viên cung cấp sơ yếu lý lịch, thư xin việc và bất kỳ thông tin nào khác có thể giúp bạn viết một bức thư giới thiệu hiệu quả.
Cá nhân hóa thư:
Tránh sử dụng các mẫu thư chung chung. Hãy viết một bức thư độc đáo và cá nhân hóa cho từng ứng viên và từng vị trí.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực và cụ thể:
Thay vì chỉ nói rằng ứng viên là “người làm việc chăm chỉ,” hãy cung cấp ví dụ cụ thể về những thành tích của họ.
Tập trung vào những kỹ năng liên quan:
Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng nhất liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp:
Đảm bảo thư của bạn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trước khi gửi.
Xin phép ứng viên:
Luôn hỏi ý kiến ứng viên trước khi gửi thư giới thiệu cho nhà tuyển dụng.
V. Những điều nên tránh (Things to Avoid)
Nói dối hoặc phóng đại:
Hãy trung thực và khách quan trong thư giới thiệu của bạn.
Đề cập đến những thông tin tiêu cực:
Tránh đề cập đến bất kỳ khuyết điểm hoặc vấn đề nào của ứng viên.
Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ:
Hãy cụ thể và cung cấp ví dụ rõ ràng để chứng minh những gì bạn nói.
Viết quá dài:
Giữ thư của bạn ngắn gọn và tập trung, thường là không quá một trang.
Chậm trễ:
Gửi thư giới thiệu đúng hạn để giúp ứng viên có cơ hội tốt nhất.
Chúc bạn thành công trong việc viết thư giới thiệu!