Quy định sử dụng máy tính công ty – Mô tả chi tiết
1. Mục đích và Phạm vi:
Mục đích:
Quy định này nhằm đảm bảo việc sử dụng máy tính và các thiết bị liên quan của công ty một cách an toàn, hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản, thông tin của công ty.
Phạm vi:
Quy định này áp dụng cho tất cả nhân viên, đối tác, nhà thầu và bất kỳ ai sử dụng máy tính, thiết bị, phần mềm và mạng lưới của công ty, bao gồm cả thiết bị do công ty cung cấp hoặc thiết bị cá nhân được sử dụng cho công việc.
2. Quyền và Trách nhiệm của Người Sử Dụng:
Quyền:
Được cung cấp thiết bị và phần mềm cần thiết để thực hiện công việc.
Được hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố.
Được hướng dẫn và đào tạo về các quy định an ninh mạng và sử dụng phần mềm.
Trách nhiệm:
Sử dụng máy tính và các thiết bị liên quan theo đúng mục đích công việc được giao.
Bảo mật tài khoản, mật khẩu và thông tin truy cập.
Tuân thủ các quy định về an ninh mạng, bảo mật dữ liệu và sử dụng phần mềm.
Báo cáo ngay lập tức cho bộ phận IT hoặc người quản lý nếu phát hiện bất kỳ sự cố, rủi ro an ninh mạng nào.
Không sử dụng máy tính và các thiết bị liên quan để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật, đạo đức hoặc ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Chịu trách nhiệm về mọi hành vi sử dụng máy tính và các thiết bị liên quan.
3. Quy định về An ninh Mạng và Bảo mật Dữ liệu:
Mật khẩu:
Sử dụng mật khẩu mạnh (ít nhất 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt).
Thay đổi mật khẩu định kỳ (ví dụ: mỗi 3 tháng).
Không chia sẻ mật khẩu với bất kỳ ai.
Không lưu mật khẩu trên máy tính hoặc các thiết bị di động dưới dạng văn bản thuần túy.
Phần mềm:
Chỉ cài đặt phần mềm được công ty phê duyệt và cung cấp.
Không cài đặt phần mềm lậu, crack hoặc phần mềm có nguồn gốc không rõ ràng.
Cập nhật phần mềm diệt virus và các phần mềm bảo mật khác thường xuyên.
Không tắt hoặc vô hiệu hóa các phần mềm bảo mật được cài đặt.
Email:
Sử dụng email công ty cho các mục đích liên quan đến công việc.
Cẩn trọng với các email đáng ngờ, email spam hoặc email yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân.
Không mở các tệp đính kèm từ các nguồn không tin cậy.
Không gửi thông tin bí mật của công ty qua email không được mã hóa.
Truy cập Internet:
Sử dụng Internet cho các mục đích liên quan đến công việc.
Không truy cập các trang web có nội dung không lành mạnh, vi phạm pháp luật hoặc có thể gây nguy hiểm cho an ninh mạng.
Cẩn trọng khi tải xuống các tệp từ Internet.
Lưu trữ và sao lưu dữ liệu:
Lưu trữ dữ liệu liên quan đến công việc trên các ổ đĩa được chỉ định hoặc hệ thống lưu trữ đám mây của công ty.
Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên theo quy định của công ty.
Không lưu trữ dữ liệu bí mật của công ty trên các thiết bị cá nhân mà không được phép.
Thiết bị lưu trữ di động:
Sử dụng thiết bị lưu trữ di động (USB, ổ cứng di động) một cách cẩn thận.
Quét virus trước khi sử dụng thiết bị lưu trữ di động.
Mã hóa dữ liệu trên thiết bị lưu trữ di động nếu chứa thông tin quan trọng.
Bảo vệ thiết bị vật lý:
Bảo vệ máy tính và các thiết bị liên quan khỏi mất mát, trộm cắp hoặc hư hỏng.
Khóa máy tính khi rời khỏi vị trí làm việc.
Không để máy tính ở những nơi dễ bị mất cắp.
4. Quy định về Sử dụng Phần mềm:
Tuân thủ bản quyền:
Chỉ sử dụng phần mềm có bản quyền hợp pháp.
Không sao chép, phân phối hoặc sử dụng phần mềm trái phép.
Sử dụng phần mềm theo đúng mục đích:
Sử dụng phần mềm theo đúng chức năng và mục đích được nhà sản xuất quy định.
Không sử dụng phần mềm để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Cập nhật phần mềm:
Cập nhật phần mềm lên phiên bản mới nhất để đảm bảo tính bảo mật và hiệu năng.
5. Quy định về Thiết bị Cá nhân:
Sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc (BYOD):
Nếu được phép sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc, người dùng phải tuân thủ các quy định về an ninh mạng và bảo mật dữ liệu của công ty.
Công ty có quyền kiểm tra và giám sát thiết bị cá nhân được sử dụng cho công việc.
Kết nối thiết bị cá nhân vào mạng công ty:
Chỉ kết nối thiết bị cá nhân vào mạng công ty khi được phép.
Cài đặt phần mềm bảo mật trên thiết bị cá nhân trước khi kết nối vào mạng công ty.
6. Giám sát và Thực thi:
Công ty có quyền giám sát việc sử dụng máy tính và các thiết bị liên quan của người dùng để đảm bảo tuân thủ quy định.
Việc vi phạm quy định này có thể dẫn đến các hình thức kỷ luật, bao gồm cảnh cáo, khiển trách, đình chỉ công việc hoặc thậm chí là sa thải.
Công ty có quyền khởi kiện người vi phạm nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại cho công ty.
7. Sửa đổi và Bổ sung:
Công ty có quyền sửa đổi hoặc bổ sung quy định này vào bất kỳ thời điểm nào.
Các sửa đổi và bổ sung sẽ được thông báo đến người dùng một cách kịp thời.
8. Liên hệ:
Mọi thắc mắc hoặc khiếu nại liên quan đến quy định này, vui lòng liên hệ với bộ phận IT hoặc người quản lý trực tiếp.
Lưu ý:
Quy định này chỉ là một bản mô tả chi tiết và có thể cần được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng công ty. Nên có sự tư vấn của luật sư và bộ phận IT để xây dựng một quy định hoàn chỉnh và phù hợp.