Việc làm Hồ Chí Minh xin chào quý nhà tuyển dụng các doanh nghiệp, công ty và người tìm việc tại Thành Phố Hồ Chí Minh cùng đến cẩm nang tuyển dụng, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo mẫu báo cáo công việc trên Google Sheets, bao gồm các bước, mẹo và ví dụ để bạn có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.
I. Lập Kế Hoạch Trước Khi Bắt Đầu
Trước khi mở Google Sheets, hãy suy nghĩ về những điều sau:
1. Mục Đích Báo Cáo:
Báo cáo này dùng để làm gì? (Theo dõi tiến độ dự án, đánh giá hiệu suất cá nhân, báo cáo cho quản lý, v.v.)
2. Đối Tượng:
Ai sẽ đọc báo cáo này? (Quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, khách hàng, v.v.)
3. Thông Tin Cần Thiết:
Những thông tin nào cần được bao gồm trong báo cáo để đạt được mục đích đã đặt ra? (Ví dụ: Công việc đã hoàn thành, công việc đang thực hiện, công việc còn lại, vấn đề gặp phải, thời gian thực hiện, v.v.)
4. Tần Suất Báo Cáo:
Báo cáo sẽ được tạo ra thường xuyên như thế nào? (Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, v.v.)
5. Hình Thức Trình Bày:
Bạn muốn báo cáo trông như thế nào? (Bảng đơn giản, biểu đồ trực quan, v.v.)
II. Tạo Bảng Tính (Spreadsheet) Trên Google Sheets
1. Mở Google Sheets:
Truy cập [sheets.google.com](https://sheets.google.com) và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
2. Tạo Bảng Tính Mới:
Nhấp vào biểu tượng “+” (trống) để tạo một bảng tính mới.
3. Đặt Tên Cho Bảng Tính:
Nhấp vào “Bảng tính không có tiêu đề” ở góc trên bên trái và nhập tên cho bảng tính của bạn (ví dụ: “Báo Cáo Công Việc Hàng Tuần”).
III. Thiết Kế Cấu Trúc Báo Cáo
Đây là một ví dụ về cấu trúc báo cáo công việc hàng tuần. Bạn có thể điều chỉnh các cột và hàng cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
|
Ngày
|
Dự Án/Công Việc
|
Mô Tả Công Việc
|
Trạng Thái
|
Ước Tính Thời Gian (giờ)
|
Thời Gian Thực Tế (giờ)
|
Ghi Chú/Vấn Đề
|
Người Thực Hiện
|
|—|—|—|—|—|—|—|—|
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Giải thích các cột:
Ngày:
Ngày thực hiện công việc.
Dự Án/Công Việc:
Tên dự án hoặc công việc cụ thể.
Mô Tả Công Việc:
Mô tả chi tiết những gì đã được thực hiện.
Trạng Thái:
Trạng thái hiện tại của công việc (Ví dụ: “Đã hoàn thành”, “Đang thực hiện”, “Chờ phê duyệt”, “Bị chặn”).
Ước Tính Thời Gian (giờ):
Thời gian dự kiến để hoàn thành công việc.
Thời Gian Thực Tế (giờ):
Thời gian thực tế đã sử dụng để hoàn thành công việc.
Ghi Chú/Vấn Đề:
Bất kỳ ghi chú, vấn đề hoặc khó khăn nào gặp phải trong quá trình thực hiện.
Người Thực Hiện:
Người chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
IV. Định Dạng Bảng Tính
1. Định Dạng Tiêu Đề:
Chọn hàng tiêu đề (hàng 1).
Sử dụng thanh công cụ để:
In đậm
(biểu tượng “B”).
Căn giữa
(biểu tượng căn lề).
Tô màu nền
(biểu tượng hình thùng sơn).
Điều chỉnh kích thước phông chữ
(ví dụ: 12 hoặc 14).
Điều chỉnh độ rộng cột:
Kéo các đường viền giữa các cột để điều chỉnh độ rộng cho phù hợp với nội dung.
2. Định Dạng Dữ Liệu:
Ngày:
Chọn cột “Ngày” và định dạng nó thành định dạng ngày tháng (Ví dụ: “dd/mm/yyyy”). Vào “Định dạng” > “Số” > “Ngày”.
Thời gian:
Chọn cột “Ước Tính Thời Gian” và “Thời Gian Thực Tế” và định dạng chúng thành định dạng số (Ví dụ: “0.00”). Vào “Định dạng” > “Số” > “Số”.
Trạng thái:
Sử dụng tính năng Data Validation (xem bước V) để tạo danh sách thả xuống cho cột “Trạng thái”.
3. Kẻ Viền:
Chọn toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn kẻ viền.
Nhấp vào biểu tượng “Viền” trên thanh công cụ và chọn kiểu viền bạn muốn.
V. Sử Dụng Data Validation (Xác Thực Dữ Liệu)
Tính năng Data Validation cho phép bạn tạo các quy tắc cho dữ liệu được nhập vào một ô hoặc một phạm vi ô. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu.
1. Tạo Danh Sách Trạng Thái:
Chọn cột “Trạng Thái”.
Vào “Dữ liệu” > “Xác thực dữ liệu”.
Trong cửa sổ “Xác thực dữ liệu”:
Tiêu chí:
Chọn “Danh sách các mục”.
Nhập các trạng thái của bạn:
Ví dụ: “Đã hoàn thành, Đang thực hiện, Chờ phê duyệt, Bị chặn”. Mỗi trạng thái cách nhau bằng dấu phẩy.
Hiển thị danh sách thả xuống trong ô:
Đảm bảo tùy chọn này được chọn.
Lưu
.
VI. Thêm Công Thức (Tuỳ chọn)
Bạn có thể thêm các công thức để tự động tính toán dữ liệu trong báo cáo. Ví dụ:
1. Tính Tổng Thời Gian Thực Tế:
Thêm một hàng ở cuối bảng tính với nhãn “Tổng Thời Gian Thực Tế”.
Trong ô dưới cột “Thời Gian Thực Tế”, nhập công thức `=SUM(F2:F)`, thay `F2:F` bằng phạm vi ô chứa thời gian thực tế của bạn.
VII. Tạo Biểu Đồ (Tuỳ chọn)
Biểu đồ có thể giúp bạn trực quan hóa dữ liệu trong báo cáo.
1. Chọn Dữ Liệu:
Chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn đưa vào biểu đồ (ví dụ: cột “Trạng Thái” và “Dự Án/Công Việc”).
2. Chèn Biểu Đồ:
Vào “Chèn” > “Biểu đồ”.
3. Chọn Loại Biểu Đồ:
Google Sheets sẽ tự động đề xuất một loại biểu đồ. Bạn có thể chọn một loại biểu đồ khác từ trình chỉnh sửa biểu đồ ở bên phải màn hình (ví dụ: biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường).
4. Tùy Chỉnh Biểu Đồ:
Sử dụng trình chỉnh sửa biểu đồ để tùy chỉnh tiêu đề, nhãn, màu sắc và các thuộc tính khác của biểu đồ.
VIII. Chia Sẻ Báo Cáo
1. Nhấp vào nút “Chia sẻ”
ở góc trên bên phải của bảng tính.
2. Nhập địa chỉ email
của những người bạn muốn chia sẻ báo cáo.
3. Chọn quyền:
Người xem:
Chỉ có thể xem báo cáo.
Người nhận xét:
Có thể xem và thêm nhận xét.
Người chỉnh sửa:
Có thể xem, thêm và chỉnh sửa báo cáo.
4. Nhấp vào “Gửi”.
IX. Mẹo và Thủ Thuật
Sử dụng màu sắc:
Sử dụng màu sắc để làm nổi bật các thông tin quan trọng hoặc để phân loại các công việc theo trạng thái.
Sử dụng bộ lọc:
Sử dụng bộ lọc để lọc dữ liệu theo ngày, dự án, trạng thái hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.
Sử dụng phím tắt:
Học các phím tắt của Google Sheets để làm việc nhanh hơn.
Tạo bản sao:
Tạo bản sao của mẫu báo cáo để sử dụng cho các tuần/tháng tiếp theo.
Sử dụng Google Forms:
Để thu thập thông tin báo cáo từ nhiều người, bạn có thể tạo một Google Form và liên kết nó với Google Sheets.
Sử dụng add-ons:
Có rất nhiều add-ons cho Google Sheets có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ hoặc thêm các tính năng mới.
Ví dụ về một vài add-ons hữu ích:
ProjectSheet Planning
: Add-on này giúp bạn quản lý dự án, phân công công việc, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo.
Tiller Money
: Nếu bạn muốn theo dõi chi tiêu và thu nhập của mình, add-on này có thể giúp bạn tự động nhập dữ liệu từ tài khoản ngân hàng của bạn vào Google Sheets.
X. Ví dụ Mẫu Báo Cáo Công Việc (Đơn giản)
Đây là một ví dụ đơn giản để bạn bắt đầu. Bạn có thể sao chép và dán nó vào Google Sheets của mình và tùy chỉnh nó theo nhu cầu.
“`
| Ngày | Công Việc | Mô Tả | Trạng Thái | Người Thực Hiện |
|————|——————-|————————-|————–|—————-|
| 2023-10-27 | Viết bài blog | Viết bài về Google Sheets | Đã hoàn thành | Nguyễn Văn A |
| 2023-10-27 | Kiểm tra lỗi | Sửa lỗi trên website | Đang thực hiện | Trần Thị B |
| 2023-10-28 | Họp dự án | Thảo luận kế hoạch | Đã hoàn thành | Tất cả |
“`
Lưu ý quan trọng:
Hãy linh hoạt và điều chỉnh mẫu báo cáo này cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Quan trọng nhất là báo cáo phải hữu ích và cung cấp thông tin cần thiết cho bạn và những người bạn chia sẻ nó.
Chúc bạn thành công! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi.