Để dễ dàng trao đổi công việc với quản lý/tổ trưởng, bạn cần tập trung vào việc xây dựng một mối quan hệ giao tiếp hiệu quả và chuyên nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết về các yếu tố quan trọng:
1. Chuẩn bị trước khi trao đổi:
Xác định mục tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì từ cuộc trao đổi này? (Ví dụ: xin ý kiến, báo cáo tiến độ, xin hỗ trợ, đề xuất ý tưởng, v.v.)
Viết ra những điểm chính bạn muốn thảo luận.
Thu thập thông tin:
Chuẩn bị đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề bạn muốn trao đổi. Ví dụ: số liệu, dữ liệu, báo cáo, tài liệu liên quan.
Nếu cần, hãy tìm hiểu về quan điểm và ưu tiên của quản lý/tổ trưởng về vấn đề này.
Chọn thời điểm thích hợp:
Chọn thời điểm mà quản lý/tổ trưởng có thời gian và tâm trạng thoải mái để lắng nghe.
Tránh trao đổi vào những lúc họ đang bận rộn hoặc căng thẳng.
Nếu cần, hãy hẹn trước một cuộc gặp.
2. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
Giao tiếp rõ ràng và súc tích:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Tránh sử dụng biệt ngữ hoặc thuật ngữ chuyên môn mà người nghe có thể không hiểu.
Đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man.
Nêu rõ mục tiêu của cuộc trao đổi ngay từ đầu.
Lắng nghe chủ động:
Tập trung lắng nghe những gì quản lý/tổ trưởng nói.
Gật đầu, sử dụng ngôn ngữ cơ thể thể hiện sự quan tâm.
Đặt câu hỏi để làm rõ những điểm chưa hiểu.
Tóm tắt lại những gì đã nghe để đảm bảo hiểu đúng ý.
Đặt câu hỏi thông minh:
Đặt câu hỏi mở để khuyến khích thảo luận.
Tránh đặt câu hỏi đóng (chỉ có thể trả lời “có” hoặc “không”).
Đặt câu hỏi thể hiện sự quan tâm đến quan điểm của quản lý/tổ trưởng.
Thể hiện sự tôn trọng:
Sử dụng giọng điệu lịch sự, tôn trọng.
Tránh ngắt lời hoặc tranh cãi gay gắt.
Thể hiện sự biết ơn vì thời gian và sự quan tâm của quản lý/tổ trưởng.
Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể:
Duy trì giao tiếp bằng mắt.
Giữ tư thế thoải mái, cởi mở.
Tránh khoanh tay hoặc thể hiện sự bồn chồn.
3. Nội dung trao đổi chuyên nghiệp:
Tập trung vào giải pháp:
Thay vì chỉ tập trung vào vấn đề, hãy đề xuất các giải pháp khả thi.
Đưa ra các lựa chọn khác nhau và phân tích ưu nhược điểm của từng lựa chọn.
Thể hiện sự chủ động trong việc giải quyết vấn đề.
Cung cấp bằng chứng và dữ liệu:
Hỗ trợ lập luận của bạn bằng dữ liệu, số liệu và bằng chứng cụ thể.
Điều này giúp tăng tính thuyết phục cho các đề xuất của bạn.
Thể hiện sự hiểu biết về mục tiêu của tổ chức:
Liên kết các đề xuất của bạn với mục tiêu chung của tổ chức.
Điều này cho thấy bạn đang suy nghĩ một cách chiến lược và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Chấp nhận phản hồi:
Sẵn sàng lắng nghe và chấp nhận phản hồi từ quản lý/tổ trưởng.
Xem phản hồi như một cơ hội để học hỏi và cải thiện.
Thể hiện sự sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch của bạn dựa trên phản hồi.
Theo dõi sau cuộc trao đổi:
Gửi email tóm tắt lại những điểm chính đã thảo luận và các hành động cần thực hiện.
Thực hiện theo các hành động đã thống nhất.
Cập nhật tiến độ cho quản lý/tổ trưởng.
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
Bạn muốn xin phép tham gia một khóa đào tạo chuyên môn.
Thay vì nói:
“Tôi muốn đi học khóa này, nó hay lắm.”
Hãy nói:
“Tôi muốn xin phép tham gia khóa đào tạo [Tên khóa đào tạo] về [Chủ đề]. Tôi nghĩ khóa học này sẽ giúp tôi nâng cao kỹ năng [Kỹ năng cụ thể], điều này sẽ giúp tôi làm việc hiệu quả hơn trong dự án [Tên dự án] và đóng góp tốt hơn vào mục tiêu [Mục tiêu của phòng ban/công ty] của phòng ban. Khóa học kéo dài [Thời gian] và chi phí là [Số tiền]. Tôi đã tìm hiểu về nội dung khóa học và tin rằng nó rất phù hợp với nhu cầu phát triển của tôi và yêu cầu công việc hiện tại. Tôi cũng đã xem xét lịch trình và sẽ cố gắng sắp xếp công việc để không ảnh hưởng đến tiến độ chung.”
Lưu ý:
Mỗi quản lý/tổ trưởng có một phong cách giao tiếp khác nhau. Hãy quan sát và điều chỉnh cách giao tiếp của bạn cho phù hợp.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với quản lý/tổ trưởng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc trao đổi công việc.
Sự chủ động, chuyên nghiệp và tôn trọng là chìa khóa để có một cuộc trao đổi thành công.
Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, bạn sẽ có thể dễ dàng trao đổi công việc với quản lý/tổ trưởng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, góp phần vào sự thành công của bản thân và của tổ chức.
https://sproxy.dongguk.edu/_Lib_Proxy_Url/https://vieclamhochiminh.com