Để đảm bảo tuân thủ Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác (sau đây gọi tắt là Nghị định 91), việc gửi email cần tuân thủ một loạt các quy định chi tiết. Dưới đây là mô tả chi tiết về các yêu cầu và biện pháp cần thực hiện:
I. Yêu Cầu Chung:
1. Định Danh Người Gửi:
Thông tin đầy đủ và chính xác:
Email cần chứa thông tin định danh người gửi rõ ràng, bao gồm tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ liên hệ, số điện thoại (nếu có). Thông tin này phải dễ dàng tìm thấy trong nội dung email hoặc thông tin header.
Sử dụng tên miền đã đăng ký:
Nên sử dụng địa chỉ email với tên miền đã đăng ký hợp pháp, tránh sử dụng các địa chỉ email miễn phí, không rõ nguồn gốc.
2. Sự Đồng Ý Của Người Nhận:
Thu thập sự đồng ý rõ ràng:
Phải có sự đồng ý rõ ràng từ người nhận trước khi gửi email quảng cáo hoặc email có mục đích thương mại. Sự đồng ý này phải được thu thập một cách minh bạch và có thể chứng minh được.
Phương pháp thu thập sự đồng ý:
Có thể thu thập sự đồng ý qua các hình thức như:
Opt-in:
Yêu cầu người dùng chủ động đăng ký nhận email (ví dụ: đánh dấu vào ô checkbox, nhập email vào form đăng ký).
Double opt-in:
Xác nhận lại sự đồng ý của người dùng thông qua một email xác nhận sau khi họ đăng ký. Đây là phương pháp được khuyến khích vì đảm bảo người dùng thực sự muốn nhận email.
Ghi lại bằng chứng:
Lưu trữ bằng chứng về sự đồng ý của người dùng, bao gồm thời gian, phương thức, và thông tin người dùng đã cung cấp.
3. Nội Dung Email:
Rõ ràng và minh bạch:
Nội dung email cần rõ ràng, dễ hiểu, không gây nhầm lẫn hoặc hiểu sai về sản phẩm, dịch vụ hoặc mục đích gửi email.
Không chứa thông tin lừa đảo, gian lận:
Tuyệt đối không gửi email chứa thông tin sai lệch, lừa đảo, hoặc vi phạm pháp luật.
Tuân thủ các quy định về quảng cáo:
Nếu là email quảng cáo, phải tuân thủ các quy định về quảng cáo của pháp luật, bao gồm thông tin về giá cả, chất lượng, và các điều kiện liên quan.
4. Cơ Chế Từ Chối (Opt-out):
Dễ dàng từ chối:
Phải cung cấp một cơ chế cho phép người nhận dễ dàng từ chối nhận email trong tương lai.
Thông tin hướng dẫn từ chối rõ ràng:
Hướng dẫn từ chối phải được đặt ở vị trí dễ thấy trong email (ví dụ: cuối email), và phải rõ ràng, dễ thực hiện (ví dụ: đường link “Hủy đăng ký” hoặc “Từ chối nhận email”).
Xử lý yêu cầu từ chối nhanh chóng:
Phải xử lý yêu cầu từ chối của người nhận một cách nhanh chóng và triệt để. Đảm bảo người nhận không còn nhận được email sau khi đã từ chối.
5. Tần Suất Gửi Email:
Tần suất hợp lý:
Tránh gửi email với tần suất quá dày đặc, gây khó chịu cho người nhận.
Tuân thủ thỏa thuận:
Tuân thủ tần suất đã thỏa thuận với người nhận khi họ đăng ký nhận email.
II. Yêu Cầu Kỹ Thuật:
1. Xác Thực Email:
SPF (Sender Policy Framework):
Thiết lập bản ghi SPF để xác minh rằng máy chủ gửi email được ủy quyền gửi email cho tên miền của bạn.
DKIM (DomainKeys Identified Mail):
Sử dụng chữ ký DKIM để chứng minh rằng email không bị giả mạo trong quá trình vận chuyển.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance):
Triển khai DMARC để chỉ định cách xử lý email không vượt qua kiểm tra SPF và DKIM.
2. Quản Lý Danh Sách Email:
Duy trì danh sách sạch:
Thường xuyên kiểm tra và loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ, không hoạt động, hoặc đã từ chối nhận email.
Phân loại danh sách:
Phân loại danh sách email theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: sở thích, khu vực địa lý) để gửi email phù hợp và hiệu quả hơn.
3. Giám Sát và Phân Tích:
Theo dõi tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp:
Theo dõi các chỉ số này để đánh giá hiệu quả của chiến dịch email và điều chỉnh cho phù hợp.
Theo dõi tỷ lệ báo cáo spam:
Theo dõi tỷ lệ báo cáo spam để phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định.
III. Các Biện Pháp Cụ Thể:
1. Xây dựng quy trình gửi email:
Thiết lập một quy trình gửi email rõ ràng, bao gồm các bước thu thập sự đồng ý, tạo nội dung email, gửi email, và xử lý yêu cầu từ chối.
2. Đào tạo nhân viên:
Đào tạo nhân viên về các quy định của Nghị định 91 và các biện pháp cần thực hiện để tuân thủ.
3. Sử dụng phần mềm quản lý email marketing uy tín:
Sử dụng các phần mềm quản lý email marketing uy tín, có tích hợp các tính năng hỗ trợ tuân thủ quy định.
4. Thường xuyên cập nhật thông tin:
Theo dõi và cập nhật các thay đổi trong quy định pháp luật liên quan đến email marketing.
IV. Hậu Quả Vi Phạm:
Vi phạm các quy định của Nghị định 91 có thể dẫn đến các hình phạt hành chính, bao gồm cảnh cáo hoặc phạt tiền. Mức phạt tiền có thể rất cao, tùy thuộc vào mức độ vi phạm. Ngoài ra, việc vi phạm còn có thể gây ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của tổ chức/cá nhân.
Tóm lại, việc tuân thủ Nghị định 91 đòi hỏi một sự nỗ lực toàn diện từ việc thu thập sự đồng ý của người nhận đến việc đảm bảo nội dung email rõ ràng, cung cấp cơ chế từ chối dễ dàng, và áp dụng các biện pháp kỹ thuật để xác thực email. Việc thực hiện nghiêm túc các biện pháp này không chỉ giúp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng một môi trường email marketing lành mạnh và hiệu quả.
https://metalib.lib.ntue.edu.tw/login?url=https://vieclamhochiminh.com