Để dễ dàng trao đổi công việc với quản lý/tổ trưởng, bạn cần chú trọng vào cả hình thức lẫn nội dung giao tiếp. Dưới đây là mô tả chi tiết:
1. Chuẩn bị trước khi trao đổi:
Xác định rõ mục tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì qua cuộc trao đổi này? (Ví dụ: xin hướng dẫn, báo cáo tiến độ, xin phê duyệt, đề xuất ý tưởng, giải quyết vấn đề)
Thu thập thông tin đầy đủ:
Chuẩn bị tất cả thông tin liên quan đến vấn đề bạn muốn thảo luận. (Ví dụ: số liệu, báo cáo, tài liệu tham khảo, các phương án đề xuất)
Sắp xếp thông tin một cách logic:
Trình bày thông tin theo trình tự rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử dụng gạch đầu dòng, sơ đồ hoặc biểu đồ.
Dự đoán câu hỏi:
Lường trước những câu hỏi mà quản lý có thể đặt ra và chuẩn bị sẵn câu trả lời.
Chọn thời điểm thích hợp:
Tìm thời điểm quản lý/tổ trưởng ít bận rộn, tâm trạng tốt để trao đổi. Tránh làm phiền vào giờ ăn trưa, cuối giờ chiều hoặc khi họ đang tập trung vào công việc quan trọng.
Chọn hình thức trao đổi phù hợp:
Gặp mặt trực tiếp:
Thích hợp cho các vấn đề phức tạp, cần thảo luận chi tiết hoặc khi cần xây dựng mối quan hệ.
Email:
Thích hợp cho việc báo cáo tiến độ, gửi tài liệu, đặt câu hỏi đơn giản hoặc khi cần lưu lại thông tin bằng văn bản.
Điện thoại/Gọi video:
Thích hợp cho các vấn đề cần giải quyết nhanh chóng hoặc khi không thể gặp mặt trực tiếp.
Sử dụng các công cụ quản lý dự án:
Nếu công ty sử dụng các công cụ như Jira, Trello, Asana, hãy sử dụng chúng để trao đổi, theo dõi tiến độ công việc và đặt câu hỏi.
2. Trong quá trình trao đổi:
Bắt đầu bằng mục đích rõ ràng:
Ngay từ đầu, hãy nói rõ mục đích của cuộc trao đổi để quản lý/tổ trưởng nắm bắt được vấn đề. Ví dụ: “Chào anh/chị, em muốn trao đổi về tiến độ dự án X và xin hướng dẫn về vấn đề Y ạ.”
Trình bày ngắn gọn, súc tích:
Đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man, dài dòng. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Sử dụng thông tin trực quan (nếu có thể):
Biểu đồ, hình ảnh, bảng số liệu sẽ giúp quản lý/tổ trưởng dễ dàng nắm bắt thông tin hơn.
Lắng nghe tích cực:
Chú ý lắng nghe ý kiến của quản lý/tổ trưởng, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn quan điểm của họ.
Thể hiện sự tôn trọng:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng, giữ thái độ bình tĩnh, chuyên nghiệp.
Đặt câu hỏi rõ ràng:
Khi có thắc mắc, hãy đặt câu hỏi cụ thể để nhận được câu trả lời chính xác.
Đề xuất giải pháp (nếu có thể):
Thay vì chỉ đưa ra vấn đề, hãy cố gắng đề xuất một vài giải pháp khả thi.
Ghi chép cẩn thận:
Ghi lại những chỉ dẫn, quyết định quan trọng để tránh quên sót và thực hiện đúng.
Xác nhận lại thông tin:
Sau khi thảo luận, hãy tóm tắt lại những gì đã thống nhất để đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ. Ví dụ: “Vậy là em sẽ thực hiện A theo hướng dẫn của anh/chị, và hạn chót là ngày mai đúng không ạ?”
3. Sau khi trao đổi:
Thực hiện theo những gì đã thống nhất:
Tuân thủ các chỉ dẫn, quyết định của quản lý/tổ trưởng.
Báo cáo kết quả:
Báo cáo tiến độ công việc, những khó khăn gặp phải và kết quả đạt được cho quản lý/tổ trưởng.
Gửi email tóm tắt (nếu cần):
Nếu cuộc trao đổi quan trọng, hãy gửi email tóm tắt lại những gì đã thảo luận và thống nhất để có bằng chứng bằng văn bản.
Học hỏi và rút kinh nghiệm:
Sau mỗi lần trao đổi, hãy tự đánh giá xem mình đã làm tốt điều gì và cần cải thiện điều gì.
4. Các yếu tố khác cần lưu ý:
Xây dựng mối quan hệ tốt:
Mối quan hệ tốt với quản lý/tổ trưởng sẽ giúp việc trao đổi công việc dễ dàng hơn. Hãy chủ động chào hỏi, hỏi thăm, giúp đỡ đồng nghiệp và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc.
Chủ động:
Đừng ngại chủ động liên hệ với quản lý/tổ trưởng khi gặp khó khăn hoặc có ý tưởng mới.
Trung thực:
Luôn trung thực trong việc báo cáo tiến độ công việc và những khó khăn gặp phải.
Kiên nhẫn:
Đôi khi, bạn có thể không nhận được câu trả lời ngay lập tức hoặc quản lý/tổ trưởng có thể bận rộn. Hãy kiên nhẫn và tìm thời điểm thích hợp để trao đổi lại.
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh cách tiếp cận của bạn tùy thuộc vào tính cách và phong cách làm việc của quản lý/tổ trưởng.
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
Bạn đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành một báo cáo theo đúng thời hạn.
Trao đổi:
Bạn:
“Chào anh/chị, em đang gặp một chút khó khăn trong việc hoàn thành báo cáo X ạ. Em đã thu thập dữ liệu nhưng đang gặp vấn đề với việc phân tích. Em có thể xin anh/chị một chút thời gian để trao đổi và xin hướng dẫn được không ạ?”
Quản lý/Tổ trưởng:
“Chào em, em đang gặp khó khăn ở phần nào? Em đã thử những cách nào rồi?”
Bạn:
“Em đã thử A, B, C nhưng vẫn chưa tìm ra cách giải quyết hiệu quả. Em nghĩ vấn đề nằm ở phương pháp phân tích D. Anh/chị có thể cho em lời khuyên về phương pháp phù hợp hơn không ạ?”
Quản lý/Tổ trưởng:
“Em có thể thử phương pháp E. Em có thể tham khảo tài liệu này và liên hệ với anh/chị nếu cần thêm sự hỗ trợ.”
Bạn:
“Vâng ạ, em cảm ơn anh/chị rất nhiều. Em sẽ thử phương pháp E và liên hệ lại nếu có bất kỳ vấn đề gì ạ.”
Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, trình bày rõ ràng, lắng nghe tích cực và tôn trọng ý kiến của quản lý/tổ trưởng, bạn sẽ dễ dàng trao đổi công việc hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp tại nơi làm việc. Chúc bạn thành công!
http://ezproxy.lib.uh.edu/login?url=https://vieclamhochiminh.com