Việc làm Hồ Chí Minh xin chào quý nhà tuyển dụng các doanh nghiệp, công ty và người tìm việc tại Thành Phố Hồ Chí Minh cùng đến cẩm nang tuyển dụng, Để giúp bạn lập bảng dự trù kinh phí chi tiết cho sự kiện, tôi sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước kèm theo các hạng mục chi phí phổ biến và ví dụ cụ thể.
Bước 1: Xác định Mục tiêu và Phạm vi Sự kiện
Trước khi bắt đầu lập bảng dự trù, bạn cần làm rõ các yếu tố sau:
Mục tiêu của sự kiện:
Sự kiện này nhằm mục đích gì? (Ví dụ: gây quỹ, quảng bá sản phẩm, tri ân khách hàng, team building,…)
Đối tượng tham gia:
Ai là người bạn muốn thu hút đến sự kiện? (Ví dụ: khách hàng, nhân viên, đối tác, cộng đồng,…)
Quy mô sự kiện:
Số lượng người tham gia dự kiến là bao nhiêu?
Thời gian và địa điểm:
Sự kiện diễn ra trong bao lâu và ở đâu?
Loại hình sự kiện:
Đây là sự kiện gì? (Ví dụ: hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc, concert,…)
Chủ đề/Concept:
Chủ đề hoặc concept của sự kiện là gì? (Ví dụ: Gala Dinner chủ đề Hollywood, Hội thảo công nghệ,…)
Bước 2: Lên Danh sách Chi tiết các Hạng mục Chi phí
Dựa trên mục tiêu và phạm vi sự kiện đã xác định, hãy liệt kê tất cả các hạng mục chi phí có thể phát sinh. Dưới đây là danh sách các hạng mục chi phí phổ biến, bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với sự kiện của mình:
A. Chi phí Địa điểm và Cơ sở Vật chất:
Thuê địa điểm:
Chi phí thuê hội trường, phòng họp, không gian tổ chức sự kiện (tính theo giờ, ngày, hoặc gói sự kiện)
Chi phí thuê không gian ngoài trời (nếu có)
Trang trí và Thiết kế:
Thiết kế và in ấn backdrop, banner, standee, poster
Trang trí sân khấu, khu vực sự kiện (hoa tươi, bóng bay, đèn,…)
Thiết kế và thi công gian hàng (nếu là triển lãm)
Âm thanh, Ánh sáng, Sân khấu:
Thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp
Thuê hoặc dựng sân khấu (nếu cần)
Thuê máy chiếu, màn hình, thiết bị trình chiếu
Bàn ghế, Sân khấu, Thiết bị:
Thuê bàn ghế (nếu địa điểm không cung cấp)
Thuê thiết bị hỗ trợ (máy tính, máy in,…)
Vệ sinh và An ninh:
Chi phí vệ sinh địa điểm trước, trong và sau sự kiện
Thuê nhân viên an ninh (nếu cần)
Điện, Nước:
Chi phí sử dụng điện, nước phát sinh (nếu có)
Internet:
Chi phí thuê đường truyền internet (nếu cần)
Giấy phép:
Các loại giấy phép liên quan đến tổ chức sự kiện (nếu có)
B. Chi phí Nhân sự:
Ban Tổ chức:
Lương/thù lao cho các thành viên ban tổ chức (trưởng ban, thư ký,…)
Nhân viên Sự kiện:
Lương/thù lao cho nhân viên hỗ trợ sự kiện (lễ tân, hướng dẫn,…)
Thuê PG, PB (nếu cần)
MC, Diễn giả, Khách mời:
Chi phí thuê MC (người dẫn chương trình)
Chi phí mời diễn giả, khách mời đặc biệt
Chi phí đi lại, ăn ở cho diễn giả, khách mời (nếu có)
Kỹ thuật viên:
Chi phí thuê kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng
Chi phí thuê kỹ thuật viên hỗ trợ trình chiếu
Đội ngũ Hậu cần:
Nhân viên phục vụ ăn uống (nếu có)
Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật
Tình nguyện viên:
Chi phí hỗ trợ đi lại, ăn uống cho tình nguyện viên (nếu có)
C. Chi phí Marketing và Truyền thông:
Thiết kế:
Thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu cho sự kiện (nếu cần)
Thiết kế tài liệu quảng cáo (flyer, brochure,…)
In ấn:
In ấn tài liệu quảng cáo, vé mời, giấy chứng nhận,…
Quảng cáo:
Quảng cáo trên mạng xã hội (Facebook, Instagram,…)
Quảng cáo trên báo chí, truyền hình (nếu có)
Quảng cáo trực tuyến (Google Ads, banner quảng cáo,…)
PR và Quan hệ Công chúng:
Chi phí thuê đơn vị PR (nếu có)
Tổ chức họp báo (nếu có)
Website/Landing Page:
Chi phí thiết kế và duy trì website/landing page sự kiện
Email Marketing:
Chi phí sử dụng phần mềm email marketing
SMS Marketing:
Chi phí gửi tin nhắn SMS quảng cáo
Content Marketing:
Chi phí sản xuất nội dung (bài viết, video,…)
Quà tặng Truyền thông:
Chi phí cho quà tặng cho khách mời, đối tác truyền thông
D. Chi phí Ăn uống:
Tiệc:
Chi phí đặt tiệc (buffet, set menu,…)
Chi phí đồ uống (nước ngọt, nước suối, bia, rượu,…)
Teabreak:
Chi phí teabreak (bánh ngọt, trái cây, trà, cà phê,…)
Ăn trưa/Ăn tối:
Chi phí ăn trưa/ăn tối cho nhân viên, khách mời (nếu có)
E. Chi phí Đi lại và Lưu trú:
Đi lại:
Chi phí đi lại cho ban tổ chức, diễn giả, khách mời
Chi phí thuê xe đưa đón (nếu có)
Lưu trú:
Chi phí khách sạn cho diễn giả, khách mời (nếu có)
F. Chi phí Quà tặng và Giải thưởng:
Quà tặng cho Khách tham dự:
Chi phí mua quà tặng cho khách tham dự (nếu có)
Giải thưởng:
Chi phí mua giải thưởng (nếu có)
Kỷ niệm chương, Chứng nhận:
Chi phí làm kỷ niệm chương, giấy chứng nhận
G. Chi phí Phát sinh:
Các chi phí không lường trước:
Dự trù một khoản chi phí cho các tình huống phát sinh (ví dụ: hỏng hóc thiết bị, thay đổi địa điểm,…)
Bước 3: Lập Bảng Dự trù Kinh phí Chi tiết
Sử dụng bảng tính (Excel, Google Sheets) hoặc phần mềm quản lý sự kiện để tạo bảng dự trù kinh phí. Bảng dự trù cần có các cột sau:
STT:
Số thứ tự
Hạng mục chi phí:
Tên hạng mục chi phí (ví dụ: Thuê địa điểm)
Đơn vị tính:
(ví dụ: ngày, giờ, cái,…)
Số lượng:
Số lượng đơn vị cần thiết (ví dụ: 2 ngày)
Đơn giá:
Chi phí cho một đơn vị (ví dụ: 5.000.000 VNĐ/ngày)
Thành tiền:
Số lượng x Đơn giá
Ghi chú:
Ghi chú thêm thông tin chi tiết (ví dụ: Địa điểm: Trung tâm Hội nghị A)
Ví dụ Bảng Dự trù Kinh phí (trích đoạn):
| STT | Hạng mục chi phí | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | Thuê hội trường | ngày | 2 | 10.000.000 | 20.000.000 | Trung tâm Hội nghị Quốc gia |
| 2 | Thuê hệ thống âm thanh | ngày | 2 | 5.000.000 | 10.000.000 | Bao gồm micro, loa, mixer |
| 3 | In backdrop | cái | 1 | 2.000.000 | 2.000.000 | Kích thước 3m x 5m |
| 4 | Teabreak | người | 100 | 50.000 | 5.000.000 | Bánh ngọt, trà, cà phê |
| 5 | … | … | … | … | … | … |
| |
Tổng cộng
| | | |
…
| |
| |
Dự phòng (10%)
| | | |
…
| |
| |
Tổng chi phí dự kiến
| | | |
…
| |
Bước 4: Tìm kiếm Báo giá và So sánh
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (địa điểm, âm thanh ánh sáng, catering,…) để lấy báo giá chi tiết.
So sánh báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau để chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với ngân sách và yêu cầu của bạn.
Lưu trữ tất cả các báo giá để tham khảo và đối chiếu sau này.
Bước 5: Đánh giá và Điều chỉnh Ngân sách
Sau khi có báo giá, hãy đánh giá lại bảng dự trù kinh phí để xem có hạng mục nào cần điều chỉnh hay không.
Cắt giảm các chi phí không cần thiết hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế tiết kiệm hơn.
Đảm bảo rằng tổng chi phí dự kiến nằm trong khả năng tài chính của bạn.
Bước 6: Theo dõi và Cập nhật Ngân sách
Trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, hãy theo dõi chặt chẽ các khoản chi tiêu thực tế so với dự trù.
Cập nhật bảng dự trù kinh phí khi có bất kỳ thay đổi nào về chi phí.
Ghi lại tất cả các khoản chi tiêu để dễ dàng đối chiếu và kiểm soát ngân sách.
Lời khuyên:
Nên có ít nhất 3 báo giá
cho mỗi hạng mục để so sánh và lựa chọn.
Đàm phán giá cả
với các nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất.
Luôn có một khoản dự phòng
cho các chi phí phát sinh không lường trước.
Sử dụng phần mềm quản lý sự kiện
để quản lý ngân sách hiệu quả hơn.
Thường xuyên theo dõi và cập nhật ngân sách
để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ trong phạm vi ngân sách cho phép.
Chúc bạn thành công với sự kiện của mình! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé!