Việc làm Hồ Chí Minh xin chào quý nhà tuyển dụng các doanh nghiệp, công ty và người tìm việc tại Thành Phố Hồ Chí Minh cùng đến cẩm nang tuyển dụng, Tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết cách lập dự trù kinh phí bằng Excel, từ cơ bản đến nâng cao, kèm theo ví dụ minh họa và các mẹo hữu ích.
I. Cấu trúc cơ bản của bảng dự trù kinh phí
Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta cần hiểu cấu trúc cơ bản của một bảng dự trù kinh phí. Nó thường bao gồm các thành phần sau:
1. Tiêu đề:
Tên dự án/hoạt động
Thời gian thực hiện
Người lập dự trù
2. Bảng chi phí:
Mục chi phí:
Liệt kê các khoản chi phí cụ thể (ví dụ: nguyên vật liệu, nhân công, marketing, vận chuyển…)
Đơn vị tính:
Đơn vị đo lường cho mục chi phí (ví dụ: kg, giờ, ngày, gói…)
Số lượng:
Số lượng đơn vị cần thiết
Đơn giá:
Giá của một đơn vị
Thành tiền:
Số tiền cho mỗi mục chi phí (Số lượng Đơn giá)
Ghi chú:
Ghi chú thêm về mục chi phí (nếu cần)
3. Tổng cộng:
Tổng tất cả các khoản chi phí
4. Dự phòng:
Một khoản tiền dành cho các chi phí phát sinh không lường trước (thường là một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí)
5. Tổng dự trù:
Tổng chi phí dự kiến (Tổng cộng + Dự phòng)
II. Hướng dẫn từng bước lập dự trù kinh phí bằng Excel
Bước 1: Mở Excel và thiết lập tiêu đề
1. Mở một trang tính Excel mới.
2. Nhập thông tin tiêu đề vào các ô đầu tiên:
Ô A1: “Dự trù kinh phí”
Ô A2: “Tên dự án/hoạt động: [Tên dự án]” (Thay [Tên dự án] bằng tên dự án của bạn)
Ô A3: “Thời gian thực hiện: [Từ ngày] – [Đến ngày]” (Thay [Từ ngày] và [Đến ngày] bằng thời gian thực hiện)
Ô A4: “Người lập dự trù: [Tên người lập]” (Thay [Tên người lập] bằng tên của bạn)
3. Định dạng tiêu đề cho đẹp mắt (ví dụ: in đậm, tăng cỡ chữ, căn giữa).
Bước 2: Tạo bảng chi phí
1. Nhập tiêu đề cho các cột của bảng chi phí, bắt đầu từ hàng 6 (hoặc hàng bạn muốn):
Ô A6: “Mục chi phí”
Ô B6: “Đơn vị tính”
Ô C6: “Số lượng”
Ô D6: “Đơn giá”
Ô E6: “Thành tiền”
Ô F6: “Ghi chú”
2. Định dạng tiêu đề cột (ví dụ: in đậm, căn giữa).
3. Điều chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung.
Bước 3: Nhập dữ liệu chi phí
1. Liệt kê tất cả các mục chi phí có thể phát sinh cho dự án của bạn vào cột “Mục chi phí” (A7, A8, A9…). Hãy cố gắng liệt kê càng chi tiết càng tốt để dự trù chính xác hơn. Ví dụ:
A7: “Nguyên vật liệu A”
A8: “Nhân công (giờ)”
A9: “Marketing online”
A10: “Vận chuyển”
A11: “Thuê địa điểm”
…
2. Điền thông tin vào các cột còn lại tương ứng với từng mục chi phí:
Đơn vị tính:
(B7, B8, B9…) Ví dụ: “kg”, “giờ”, “gói”, “lần”, “tháng”…
Số lượng:
(C7, C8, C9…) Số lượng cần thiết cho mỗi mục chi phí.
Đơn giá:
(D7, D8, D9…) Giá của một đơn vị.
Bước 4: Tính toán thành tiền
1. Sử dụng công thức để tính thành tiền cho từng mục chi phí trong cột “Thành tiền” (E7, E8, E9…). Công thức là:
Ô E7: `=C7*D7`
Ô E8: `=C8*D8`
…
2. Kéo công thức xuống các ô bên dưới để tự động tính toán cho các mục chi phí khác. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào ô E7, di chuột đến góc dưới bên phải của ô cho đến khi con trỏ chuột biến thành dấu “+”, sau đó kéo xuống các ô bên dưới.
Bước 5: Tính tổng cộng
1. Tìm một ô trống bên dưới bảng chi phí (ví dụ: A[số hàng trống]).
2. Nhập “Tổng cộng” vào ô đó (ví dụ: A15).
3. Sử dụng hàm `SUM` để tính tổng các giá trị trong cột “Thành tiền” (E7, E8, E9…). Công thức là:
Ô B15 (hoặc ô bạn muốn hiển thị tổng): `=SUM(E7:E14)` (Thay E14 bằng ô cuối cùng chứa giá trị thành tiền)
Bước 6: Tính dự phòng (tùy chọn)
1. Tìm một ô trống bên dưới ô “Tổng cộng” (ví dụ: A16).
2. Nhập “Dự phòng” vào ô đó.
3. Nhập tỷ lệ phần trăm dự phòng vào một ô khác (ví dụ: B16: 10%).
4. Tính số tiền dự phòng bằng công thức:
Ô C16 (hoặc ô bạn muốn hiển thị số tiền dự phòng): `=B15*B16` (B15 là ô chứa tổng cộng, B16 là ô chứa tỷ lệ dự phòng)
Bước 7: Tính tổng dự trù
1. Tìm một ô trống bên dưới ô “Dự phòng” (ví dụ: A17).
2. Nhập “Tổng dự trù” vào ô đó.
3. Tính tổng dự trù bằng công thức:
Ô B17 (hoặc ô bạn muốn hiển thị tổng dự trù): `=B15+C16` (B15 là ô chứa tổng cộng, C16 là ô chứa số tiền dự phòng)
Bước 8: Định dạng bảng tính
1. Chọn toàn bộ bảng tính.
2. Chọn tab “Home” (Trang chủ).
3. Trong nhóm “Font” (Phông chữ), chọn phông chữ, cỡ chữ và màu chữ phù hợp.
4. Trong nhóm “Alignment” (Căn chỉnh), căn chỉnh các ô cho đẹp mắt.
5. Trong nhóm “Number” (Số), chọn định dạng số phù hợp (ví dụ: Currency – Tiền tệ) để hiển thị tiền tệ.
6. Thêm đường viền cho bảng tính bằng cách chọn toàn bộ bảng, nhấp vào biểu tượng “Borders” (Đường viền) và chọn kiểu đường viền mong muốn.
III. Ví dụ minh họa
Giả sử bạn đang lập dự trù kinh phí cho một sự kiện nhỏ: “Hội thảo Marketing Online”.
| Mục chi phí | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
| —————— | ———— | ——– | ——– | ———- | ——————————————- |
| Thuê địa điểm | Ngày | 1 | 5.000.000 | 5.000.000 | Hội trường nhỏ, đủ cho 50 người |
| In ấn tài liệu | Bộ | 50 | 20.000 | 1.000.000 | Tài liệu hội thảo, in màu |
| Teabreak | Người | 50 | 30.000 | 1.500.000 | Bánh ngọt, trà, cà phê |
| Loa, mic | Bộ | 1 | 500.000 | 500.000 | Thuê ngoài |
| Marketing online | Gói | 1 | 2.000.000 | 2.000.000 | Quảng cáo Facebook, Google Ads |
|
Tổng cộng
| | | |
10.000.000
| |
| Dự phòng (10%) | | | | 1.000.000 | Chi phí phát sinh |
|
Tổng dự trù
| | | |
11.000.000
| |
IV. Các mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng Data Validation (Xác thực dữ liệu):
Để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, bạn có thể sử dụng Data Validation để giới hạn các giá trị được nhập vào một số cột nhất định. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách các đơn vị tính được phép (kg, giờ, gói…) cho cột “Đơn vị tính”.
Sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện):
Để làm nổi bật các mục chi phí vượt quá ngân sách dự kiến, bạn có thể sử dụng Conditional Formatting để tự động định dạng các ô thỏa mãn một điều kiện nhất định (ví dụ: thành tiền > 1.000.000).
Sử dụng Pivot Tables (Bảng tổng hợp):
Nếu bạn có một bảng dự trù phức tạp với nhiều mục chi phí và danh mục khác nhau, bạn có thể sử dụng Pivot Tables để phân tích và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Sử dụng các hàm Excel nâng cao:
Ngoài hàm `SUM`, bạn có thể sử dụng các hàm khác như `AVERAGE`, `MAX`, `MIN`, `COUNT` để phân tích dữ liệu chi phí.
Tạo biểu đồ (Charts):
Để trực quan hóa dữ liệu dự trù, bạn có thể tạo các biểu đồ như biểu đồ cột, biểu đồ tròn để so sánh các mục chi phí khác nhau.
Liên kết các bảng tính:
Nếu bạn có nhiều bảng tính liên quan đến dự án (ví dụ: bảng chi phí chi tiết, bảng theo dõi chi tiêu thực tế), bạn có thể liên kết chúng lại với nhau để tự động cập nhật dữ liệu.
Sử dụng các mẫu (Templates) có sẵn:
Excel cung cấp nhiều mẫu dự trù kinh phí có sẵn mà bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của mình.
V. Lưu ý quan trọng
Tính chính xác:
Cố gắng ước tính chi phí càng chính xác càng tốt. Tìm hiểu kỹ về giá cả thị trường, tham khảo các dự án tương tự và liên hệ với các nhà cung cấp để có báo giá chi tiết.
Tính đầy đủ:
Đảm bảo rằng bạn đã liệt kê tất cả các chi phí có thể phát sinh. Đừng quên các chi phí nhỏ nhặt có thể cộng dồn thành một khoản tiền lớn.
Tính linh hoạt:
Dự trù kinh phí chỉ là một ước tính. Luôn chuẩn bị sẵn sàng cho các chi phí phát sinh không lường trước và điều chỉnh dự trù khi cần thiết.
Theo dõi chi tiêu:
So sánh chi tiêu thực tế với dự trù để theo dõi tiến độ và xác định các khu vực cần điều chỉnh.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn lập dự trù kinh phí bằng Excel một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!