Khi điện thoại reo liên tục mà bạn đang bận, bạn có thể áp dụng một số cách xử lý sau đây, tùy thuộc vào mức độ bận rộn và tầm quan trọng của cuộc gọi:
1. Đánh giá nhanh:
Nhìn vào màn hình:
Xác định người gọi là ai (nếu có hiển thị). Nếu là số lạ, hãy xem xét có phải số quen thuộc (người giao hàng, dịch vụ…) hay không.
Ước lượng mức độ khẩn cấp:
Dựa vào người gọi và tình huống hiện tại của bạn, ước lượng cuộc gọi có thể quan trọng đến mức nào.
2. Các lựa chọn xử lý:
Nếu bạn thực sự không thể nhấc máy:
Tắt chuông:
Nếu chuông quá ồn ào và làm bạn mất tập trung, hãy tắt chuông hoặc chuyển sang chế độ rung.
Gửi tin nhắn trả lời tự động (nếu có):
Một số điện thoại có tính năng gửi tin nhắn tự động khi bạn không thể trả lời, ví dụ: “Tôi đang bận, sẽ gọi lại sau.” Bạn có thể tùy chỉnh tin nhắn này.
Từ chối cuộc gọi và gửi tin nhắn:
Nếu biết người gọi là ai và bạn có thể nhanh chóng nhắn tin cho họ, hãy từ chối cuộc gọi và gửi một tin nhắn ngắn gọn như “Xin lỗi, tôi đang bận. Gọi lại cho bạn sau nhé.”
Nếu bạn có thể trả lời nhanh:
Trả lời nhanh và hẹn giờ khác:
Nhấc máy và nói nhanh: “Chào bạn, tôi đang rất bận. Tôi sẽ gọi lại cho bạn trong vòng [số phút/giờ] nữa nhé.”
Nhờ người khác nghe máy (nếu có thể):
Nếu bạn đang ở cùng ai đó, hãy nhờ họ nghe máy và ghi lại thông tin cần thiết để bạn xử lý sau.
Sử dụng tai nghe:
Nếu bạn cần phải giữ điện thoại gần mình nhưng không muốn gây ồn ào, hãy sử dụng tai nghe.
3. Xử lý sau khi hết bận:
Gọi lại:
Gọi lại cho những số quan trọng mà bạn đã bỏ lỡ càng sớm càng tốt.
Kiểm tra hộp thư thoại:
Nghe lại hộp thư thoại để xem có thông tin quan trọng nào không.
Trả lời tin nhắn:
Trả lời tất cả tin nhắn bạn đã nhận được khi bận.
Ví dụ cụ thể:
Bạn đang trong một cuộc họp quan trọng:
Tắt chuông, bật chế độ im lặng. Nếu sếp gọi, hãy từ chối cuộc gọi và nhắn tin: “Em đang họp quan trọng, có gì gấp không ạ?”. Sau khi họp xong, gọi lại ngay.
Bạn đang lái xe:
Tuyệt đối không nghe điện thoại. Nếu có cuộc gọi quan trọng, hãy tấp xe vào lề đường an toàn để nghe. Hoặc sử dụng các tính năng rảnh tay của xe (nếu có).
Bạn đang nấu ăn:
Nếu tay bạn ướt hoặc bẩn, hãy để điện thoại đổ chuông. Sau khi rửa tay sạch, kiểm tra số gọi đến và gọi lại nếu cần.
Lưu ý quan trọng:
Sự tôn trọng:
Luôn cố gắng thể hiện sự tôn trọng với người gọi, ngay cả khi bạn đang bận.
Tính chuyên nghiệp:
Nếu bạn đang ở nơi làm việc, hãy cố gắng xử lý cuộc gọi một cách chuyên nghiệp nhất có thể.
Ưu tiên:
Học cách ưu tiên các cuộc gọi quan trọng và những cuộc gọi có thể chờ đợi.
Cài đặt thông báo:
Điều chỉnh cài đặt thông báo của điện thoại để chỉ nhận thông báo từ những ứng dụng và người liên hệ quan trọng.
Bằng cách áp dụng những cách trên, bạn có thể xử lý hiệu quả tình huống điện thoại reo liên tục khi đang bận, vừa đảm bảo công việc đang làm không bị gián đoạn, vừa không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.